Privacy and personal data processing policy

Objeto

S4L S.A.S. (en adelante S4L) garantiza la confidencialidad y debido manejo de la información que obtenga, registre, use, transmita y actualice mediante autorización previa, expresa y voluntaria del titular de la información. Lo anterior se desarrolla en estricto cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Decretos No. 1377 de 2013, y el capítulo 25 del Decreto No. 1074 de 2015

Esta política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales S4L efectúa la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y le dará tratamiento a los datos personales de todas las personas sujetas del derecho, así como las condiciones de seguridad y confidencialidad de dicha información.

Alcance

Esta Política aplica para:

• La información personal que obtenga S4L en el desarrollo de sus actividades;
• Vínculos contractuales con terceros
• Los contratos laborales
• Actividades investigativas y científicas;

Definiciones

Se entiende por:

1. Autoridad de Protección de Datos: Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de su Delegatura para la Protección de Datos Personales, autoridad nacional encargada de vigilar el cumplimiento de la normativa de protección de datos personales.

2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

3. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

4. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

5. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

6. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

7. Datos sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

8. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

9. Reclamo: Petición del titular o de las personas facultadas por este o por la ley, para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la ley

10. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

11. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

12. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

14. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Principios

En todo lo que concierne al Tratamiento de Datos, S4L se regirá y seguirá con estricto cuidado y cumplimiento los siguientes principios:

1. Principio de legalidad: El Tratamiento de los datos es una actividad reglada y sometida al principio de legalidad. Ello quiere decir que cualquier maniobra que se vaya a realizar dentro de este escenario debe responder a las normativas legales vigentes. Para este caso la 1581 de 2012 y demás disposiciones que la desarrollen, modifiquen, deroguen o sustituyan.
2. Principio de libertad: Para el Tratamiento será indispensable e innegociable, la autorización previa e informada del titular. Ningún dato, cualquiera sea su índole podrá ser divulgado sin mediación de este consentimiento, salvo disposición legal o judicial que releve o sustituya el consentimiento del titular.
3. Principio de veracidad o calidad: La información relacionada con el Tratamiento deberá ser completa, integra, exacta, veraz, inteligible y de fácil comprensión. No podrán haber clausulas o disposiciones parciales o confusas que induzcan a error.
4. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales deberá obedecer y perseguir una finalidad legítima y acorde con la Constitución, la Ley. Todo previamente informado al titular
5. Principio de seguridad: Los datos personales sujetos a Tratamiento serán llevados y custodiados por el Responsable o Encargado del tratamiento. Este a su vez deberá valerse de las medidas y prevenciones técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros. Esto con el fin de evitar la pérdida, adulteración, o bien la consulta, revisión o acceso no autorizado o fraudulento
6. Principio de transparencia: Cuando del Tratamiento se trate, se le deberá garantizar al titular el derecho a obtener del Responsable o Encargado, en cualquier instante y sin barreras, información acerca de los datos que lo conciernen y comprometen.
7. Principio de confidencialidad: Cualquiera individuo o persona que intervengan en los procesos de Tratamiento de Datos, estarán obligadas a garantizar la absoluta reserva y confidencia aun cuando cese su vínculo con las labores que los acercaban a los datos en cuestión. Así las cosas, solo podrán realizar suministro o revelación cuando se trate de escenarios previstos por la Ley y en los términos que esta disponga.
8. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se atiene a los límites y barreras que supongan la naturaleza de los datos personales. En este orden de ideas el Tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas bien por el titular o por la Ley.

Responsable del tratamiento

S4L identificada con NIT N° 901.263.844-6, ha designado a un Oficial de Protección de Datos Personales, quien tiene la función de proteger los datos personales de los titulares y dar trámite a sus solicitudes, a través de los siguientes medios de contacto:

Teléfono 3164783342.
Correo electrónico luis.rojas@s4l.life

Deberes en el tratamiento de datos

5.1. Autorización:
Los deberes de S4L como responsable del Tratamiento de los Datos Personales son:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre a los encargados del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna a los encargados del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a los Encargados del Tratamiento.
8. Suministrar a los encargados del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir a los encargados del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley y en el presente documento.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley, especialmente para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar a los encargados del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Datos personales recolectados

La información y/o datos personales que se recoge de los titulares de la información, específicamente de los terceros cobijados por esta política por conducto de las diversas fuentes puede incluir, pero no limitarse a:

• Nombre, fecha de nacimiento, número de identificación, nacionalidad, país de residencia, edad, sexo, género, correo electrónico, teléfono, datos de contacto, Información clínica, contactos o familiares cuidadores, escolaridad, profesión u oficio, datos de aseguramiento, prestadores de servicios de salud entre otros.

Tratamiento de datos personales

Autorización: El Tratamiento de los datos personales debe ser autorizado por el Titular, de manera previa, expresa e informada. Esta autorización se realizará:

a) En forma escrita.
b) De forma oral
c) Mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular de la información otorgó la autorización.

Se debe conservar prueba de esta autorización.

Revocatoria de la autorización

Los titulares de los datos personales, podrán solicitar en cualquier momento a S4L la revocatoria de la autorización y/o la remoción parcial o total de la información de sus bases de datos, siempre y cuando no exista un mandato legal o una obligación contractual que haga necesaria la permanencia del dato, mediante el procedimiento dispuesto en la presente Política y de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 Artículo 15 y demás disposiciones concordantes y complementarias sobre la materia.

Una vez agotado el trámite de consulta o reclamo el Titular de los datos personales podrá elevar su queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio con el fin de solicitar la revocatoria de la autorización y en consecuencia la eliminación del o los datos personales de las bases de datos de S4L.

Operaciones de tratamiento de datos

Los datos personales podrán ser objeto de las siguientes operaciones de Tratamiento: recolección, almacenamiento, conservación, uso, modificación, actualización, circulación y supresión, conforme a los procesos establecidos al respecto.

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS

S4L usará, procesará y circulará los datos personales y otra información del USUARIO para las finalidades descritas y para los usos autorizados en esta Política de Privacidad o en las leyes vigentes. En tal sentido el USUARIO expresamente autoriza a S4L para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias:

1. Establecer comunicación por diferentes canales tales como llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos entre otros.
2. Venta de productos y adquisición de servicios
3. Transacciones de pago
4. Mejorar la calidad de los productos y servicios proporcionados por S4L
5. Suministrar la información y datos personales a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas de S4L.
6. Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales,
7. prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley.
8. Gestionar tareas de administración.
9. Realizar estudios de diversa índole encaminados a mejorar la propuesta de valor de sus partes interesadas
10. S4L utiliza servicios de remarketing para hacer publicidad en páginas web de terceros dirigidas a visitantes del portal www.s4l.life y todos sus subdominios. Esto significa que los USUARIOS podrán ver publicidades en otros sitios web.
11. Las demás establecidas en esta Política de Privacidad, en los Términos y Condiciones y en el Contrato de Licencia.

Comunicaciones. Respecto de la correspondencia y de los programas promocionales de S4L, el titular podrá optar por no ser incluido en la lista de distribución al brindar su información o cada vez que se le envíe un correo electrónico o un mensaje de texto.

Conservación de los datos

S4L podrá mantener en sus bases de datos los datos personales de los titulares durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades del tratamiento consagradas en la Política, salvo disposiciones legales que establezcan términos particulares. Una vez transcurrido este tiempo S4L procederá, para los casos de documentación manual, a su remisión al archivo inactivo de conformidad a las tablas de retención documental; para el caso de información contenida en medios digitales se aplicarán los lineamientos fijados por la organización para el almacenamiento definitivo de los mismos y su eventual eliminación. No obstante, lo anterior, de ser necesario S4L podrá solicitar nuevamente la autorización al titular de los datos personales, con el objetivo de conservarla por un período igual al inicialmente autorizado.

Derechos de los titulares

Sus derechos como titular de los datos personales son los consagrados en la Ley 1581 de 2012, en especial:

1. El efectivo ejercicio del derecho constitucional de Habeas Data.
2. Suministrar la autorización previa y expresa, a través de un medio susceptible de ser reproducido, para que S4L pueda recolectar y otorgar el tratamiento respectivo a los Datos Personales del titular, salvo que se trate de datos públicos, casos de urgencia médica o sanitaria, información relacionada con el Registro Civil de las Personas y cuando la ley ha autorizado que se trate para fines históricos, estadísticos o científicos.
3. Cuando se trate de datos sensibles (incluyendo los biométricos) o de niños, niñas y adolescentes, S4L informará previamente a su titular o representante legal que no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo en los eventos requeridos para la debida y oportuna prestación del servicio de salud.
4. Ejercer sus derechos relativos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir la información suministrada.
5. Ejercer el derecho a revocar la autorización suministrada a S4L para el tratamiento de sus Datos Personales, siempre y cuando no exista un mandato legal o una obligación contractual que haga necesaria la permanencia del dato.
6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas que las modifiquen o complementen.
7. Obtener copia de la autorización otorgada para la recolección de los Datos Personales.
8. Ser informado, previa solicitud, del uso que le hemos otorgado a los Datos Personales recolectados.
9. Recibir respuesta y atención de las peticiones, consultas y reclamos que formule con relación a sus Datos Personales
10. Que su información sea conservada bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Procedimiento para el ejercicio de los derechos

El Titular que quiera consultar sus datos personales contenidos o almacenados en las bases de datos de S4L o que quiera presentar un reclamo para que dicha información sea objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales por parte de S4L, podrá presentar reclamación mediante un escrito enviado al correo electrónico del Oficial de Protección de Datos Personales, adjuntando fotocopia de su documento de identidad o cualquier otro documento equivalente que acredite su identidad y titularidad de los datos personales.

Procedimiento detallado

1. Solicitud de Consulta: El Titular tiene la libertad de solicitar información sobre sus datos personales en cualquier momento. Para esto, puede enviar una solicitud especificando los detalles requeridos por cualquiera de los métodos previamente establecidos.
2. Verificación de Identidad: Es imprescindible que el Titular, o su representante legal, demuestre su identidad o la autorización correspondiente. En casos donde un tercero realiza la solicitud sin comprobar su representación del Titular, dicha solicitud se considerará no efectuada.
3. Detalles de la Consulta: La solicitud debe incluir, como mínimo, el nombre y la información de contacto del Titular, así como una descripción detallada y precisa de los datos personales que son objeto de la consulta.
4. Completitud de la Consulta: Si la solicitud presentada carece de información necesaria, S4L solicitará al interesado que complete los datos faltantes en un plazo de tres (3) días hábiles tras recibir la consulta. Si no se recibe la información adicional dentro de los dos (2) meses posteriores a esta solicitud, se asumirá que el Titular ha retirado su petición.
5. Tiempo de Respuesta: S4L se compromete a responder a las consultas en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recepción. En caso de no poder cumplir con este plazo, se informará al solicitante sobre la demora, explicando las razones de esta y estableciendo una nueva fecha de respuesta, que no excederá los cinco (5) días hábiles posteriores al término inicial.

Vigencia de la política de privacidad y tratamiento de datos

La presente Política fue actualizada y revisada el 13 de octubre de 2026, y rige desde esa fecha. S4L se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento y sin previo aviso para lo cual notificará a sus clientes, usuarios, pacientes y demás titulares mencionados en esta Política, actualizando el contenido en www.s4l.life